Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan, yang diorganisasi sedemikian rupa, sehingga kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat.. Kumpulan data yang saling berhubunganyang disimpan secara bersama tanpa adanya pengulangan (redudansi) data. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubunganyang disimpan
Komponen - komponen dalam basis data :
· Perangkat Keras (Hardware)
Komputer, memori, storage (Harddisk), peripheral, dll.
· Sistem Operasi (Operating System)
Program yang menjalankan sistem komputer, mengendalikan resourcekomputer dan melakukan berbagai operasi dasar sistem komputer.
· Basis Data (Database)
Menyimpan berbagai obyek database (struktur tabel, indeks,dll)
· DBMS (Database Management System)
Perangkat lunak yang memaintain data dalam jumlah besar.
· Pemakai (User)
· Aplikasi (perangkat lunak) lain.
Program lain dalam DBMS.
Contoh perusahaan yang menggunakan basis data adalah perusahaan Ritel , mereka menggunakan program basis data berupa SIA (System Informasi Akuntansi)
Berikut contoh Subsistem SIA di Perusahaan Ritel.
Subsistem ini dapat digunakan sebagai dasar pembuatan modul aplikasi SIA. Sebagai contoh, dari Revenue Cycle bisa dibuat modul penjualan dan cash receipt. Modul penjualan dan Cash Receipt ini digunakan untuk departemen penjualan. Bagian entri data, bertugas mengentri data transaksi penjualan, dan akuntan melakukan pengecekan piutang yang jatuh tempo, memposting jurnal terkait revenue ke modul buku besar. Hasil dari entri data transaksi di bagian penjualan, nantinya bisa menghasilkan laporan penjualan dan bisa diintegrasikan dengan subsistem lainnya untuk menghasilkan laporan keuangan.
Input Data
Untuk efisiensi & efektifitas penginputan data transaksi yang sifatnya berulang dan frekuensinya tinggi, maka SIA harus dirancang sesuai dengan trasaction cycle yang ada dalam perusahaan. Berikut contoh analisis perancangan SIA dalam contoh perusahaan ritel. Untuk revenue cycle, SIA harus bisa menampung data No Invoice, Tanggal Transaksi, Nama Barang, Jenis Barang, Jumlah Barang, Harga Jual, dan Jenis Pembelian Tunai/Kredit. Bila data-data tadi dibuat dalam tabel, maka hasilnya adalah:
Tabel Penjualan
| No Invoice | Tanggal Transaksi | Nama Barang | Jenis Barang | Jumlah Barang | Harga Jual | Tunai/ Kredit |
| 11/xx/11 | 12/12/12 | Buku | Alat tulis | 10 | 3000 | Tunai |
| 11/xx/22 | 12/12/12 | Pensil | Alat tulis | 5 | 2500 | Tunai |
| 12/xx/11 | 12/12/12 | Lifebuoy | Sabun mandi | 1 | 5000 | Kredit |
Tabel penjualan diatas masih belum memenuhi bentuk normal kedua (2NF) dan masih terdapat redudansi data. Oleh karena itu, tabel penjualan ini perlu dinormalkan. Hasil normalisasinya adalah sebagai berikut:
Tabel Penjualan
| No Invoice | Tanggal Transaksi | Kode Barang | Jumlah Barang | Harga Jual | Tunai/ Kredit |
| 11/xx/11 | 12/12/12 | 1A | 10 | Rp3000 | Tunai |
| 11/xx/22 | 12/12/12 | 1B | 5 | Rp2500 | Tunai |
| 12/xx/11 | 12/12/12 | 2 S | 1 | Rp5000 | Kredit |
Tabel Sediaan
| Kode Barang | Nama Barang | Jenis Barang | Jumlah Barang | Cost | Supplier | Alamat Supplier |
| 1A | Buku | Alat tulis | 10000 | Rp1000 | Koko | Jogja |
| 1B | Pensil | Alat tulis | 200000 | Rp2000 | Alva | Batam |
| 2S | Lifebuoy | Sabun mandi | 30000 | Rp4000 | Anjar | Jakarta |
Setelah tabel penjualan memenuhi bentuk normal (tabel sediaan belum), maka tahap selanjutnya adalah membuat otomatisasi penjurnalan, sehingga setiap kali terjadi penjualan, end-user hanya perlu mengentry data kedalam tabel penjualan, tapi secara otomatis penjualan akan bertambah seiring dengan bertambahnya kas/piutang. Cara mengotomatisasikannya adalah (dalam Microsoft Access), menambahkan satu field tersembunyi yang diberi default value ‘kode akun penjualan’ dalam chart of account. Kemudian, mengubah field tunai/kredit sehingga hanya berisi pilihan kas/piutang. Bila transaksi penjualan selalu tunai, maka field ini diperlakukan sama dengan field kode akun penjualan yang tersembunyi, bedanya field ini diisi dengan kode akun kas.
Selain mencatat penjualan dan kas, sistem penjualan yang terintegrasi dengan sediaan akan secara otomatis juga mencatat pengurangan sediaan dan cost of good sold.
Query
Untuk menghasilkan laporan keuangan, maka data-data transaksi yang sudah diinput dalam sistem, harus diintegrasikan dan diquerykan. Kunci pengolahan query ada pada kode akun dan tanggal transaksi. Berikut logika query:
Dalam gambar diatas, dapat dilihat bahwa data-data transaksi dikelompokkan dalam query-query utama akuntansi yang digunakan untuk membentuk laporan keuangan. Pengelompokan ini berdasarkan grup kode akun.
Dibawah ini adalah query yang digunakan untuk membentuk laporan Laba/Rugi, dan query LR yang digunakan sebagai input untuk perubahan modal yang nantinya akan masuk ke neraca.
Sedangkan dibawah ini adalah query yang digunakan untuk membentuk Neraca:
Query-query diatas selain dikelompokkan berdasar kode akun, juga perlu dikelompokkan berdasar tanggal transaksi. Fungsinya adalah menghasilkan laporan keuangan pada periode tertentu atau pada tanggal tertentu. Misalnya: laporan laba/rugi bulan januari tahun 2008. Data-data yang masuk ke laporan ini dibatasi dengan grup kode akun Pendapatan dan Biaya, juga tanggal transaksi pada bulan januari 2008.
Kesimpulannya :
Sistem yang terdiri atas sekumpulan tabel datayang saling berhubungandan sekumpulan program(DBMS: Database Management System) yang memungkinkan berbagai user dan/atau program lain dapat mengakses dan memanipulasi tabel-tabel tersebut.
